企业印章规范性管理实操要求
法律顾问部
每个公司都有印章，每个印章的作用各不相同，但是都代表着公司的意志，具有特定的法律效力。企业经营过程中，印章管理是重要环节，用印不规范带来的损失始终是企业需要重点关注和预防的，如果没有完善的印章管理制度，日常经营和风险控制往往容易出疏漏。
一、印章分类
印章分类是用印风险控制的起点，合理的分类可以区分印章使用范围和要求，限制印章用印范围及权限，防止用印失控。通常，企业印章分为五类：公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、法定代表人名章。
1、公章
公司效力最大的一枚章，是法人权利的象征。
除法律有特殊规定外(如发票的盖章)，均可以公章代表法人意志，对外签订合同及其他法律文件。
使用范围：凡是以公司名义发出的信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料均可使用公章。
保管者：一般来说，公章的掌管者应该是公司创业者或其最信任的人，例如：董事长或总经理。
2、财务专用章：
通常与银行打交道的时候会用到，比如银行的各种凭据、汇款单、支票的用印。另外，也会用于财务往来的结算等。
保管者：一般由企业的财务人员管理，可以是财务主管或出纳等。
3、合同专用章
单位对外签订合同时使用，可以在签约的范围内代表单位，在合同上加盖合同专用章，单位需承受由此导致的权利义务。
一般来说，创业初期可以直接用公章盖合同，减少一支公章可以减少风险(比如遗失、公章私用等)。
保管者：可以是公司法务人员、合作律师或行政部门等。
4、发票专用章
企业、单位和个体工商户在购买和开发票时，需要加盖发票章。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。发票专用章盖在发票上，或盖在发票领用簿才有效。
根据《发票管理办法实施细则》的规定，通常需要在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
保管者：一般由财务部门的发票管理员保管
5、法人代表人名章
法人章主要用于公司有关决议，以及银行有关事务办理的时候用。印章印模里含有其公司单位名称、发票专用章字样、税务登记号。
通常用在注册公司、企业基本户开户、支票背书的用印。
保管者一般是法人自己，也有让公司财务部门出纳人员管理的情况。
(注：印章的保管者没有特定的法律规定，可依公司情况设定保管者，上述仅供参考。
二、印章保管制度要点
1、领取印章
印章管理部门统一负责印章的刻制以及必要的备案，刻制完成后，申请印章的部门应当落实印章保管人，印章保管人应当完整填写《印章保管人登记表》、签署《印章使用、保管责任书》，领取印章，妥善保管，印章管理部门将《印章保管人登记表》以及《印章使用、保管责任书》整理存档。
《印章保管人登记表》中须填写的内容主要为：(1)保管人姓名;(2)所在部门;(3)用印用途;(4)领用时间等。最后需要加盖领取印章。
《印章使用、保管责任书》须明确印章保管人的权利与义务，列明更为具体的操作规范或者行为准则，但不应该与公司颁布的印章管理办法相冲突。《印章使用、保管责任书》的主要内容为：(1)明确印章使用范围;(2)所保管印章使用流程;(3)保管和使用规范;(4)违规使用之责任承担等。
2、保管措施
公司各类印章应当实行专人保管，严格执行“随用随盖、人在章在、人离章收”的操作要求。保管印章的地方，要装配牢固的锁，最好放入保险柜存管，并时刻处于监控范围内。
印章保管人必须严格按照印章管理办法以及《印章使用、保管责任书》保管和使用印章，每次用印后均应当填写《用印台账》。
《用印台账》主要登记事项为：(1)用印日期;(2)用印部门;(3)用印经办人;(4)所用印章;(5)用印事由等。
3、保管交接
印章不得随意交给他人代管，如需要交由他人保管，无论是临时短期的，还是长期的，都应填写《印章交接登记表》，将印章交由按照公司流程重新指定的人员，最后需要将《印章交接登记表》交印章管理部门存档。
《印章交接登记表》主要填写的信息是：(1)原使用部门、原保管人;(2)现使用部门、现保管人;(3)交接原因。最后应当加盖交接印章以确认交接时印章的状态、磨损情况以及是否为替换印章。
4、印章遗失
印章发生遗失或者被盗情形时，印章保管人应当及时上报公司相关负责人，由法务部门制订应对和补救方案，采取包括但不限于追查印章下落、报告公安机关、公告印章作废等措施。当发生被盗情形时，在上报公司总部前，印章保管人还应当及时保护现场，防止人员随意进入，带来不必要的干扰。
三、印章使用制度要点
1、用印范围
用印混乱体现在：没有明确的用印范围，没有清晰界定印章的权限等。不当用印现象频现，企业可能面临承担巨大损失的风险。
例如，对于高风险印章之合同专用章，应当限制合同专用章的使用范围，尤其在各部门均设置有不同合同专用章时，应当根据企业各部门的不同权责，区分授权，授权范围原则上不得有重叠。如此，一方面可以清楚划分印章使用界限;另一方面可以在各部门职责范围内更高效地处理用印事宜，提高工作效率。
另外，对于公司规章制度的颁布或废止、重要文件、资金运作事项、涉及公司重大权益的法律文件(包括但不限于：备忘录、担保函、抵押文件)、法定代表人授权书委托事项、公司公函、向政府部门报告事项等重大用印事项原则上应当在用印管理办法或用印制度中清楚列为只可适用公司公章以及法定代表人印鉴章。
2、用印申请
1.用印申请表
申请用印应当填写《用印申请单》，用印申请提出人应当是职能部门、分公司等，不得是个人，经办人为该职能部门或分公司等员工，不得是企业外部人员。
所需用印申请应当经过有权限的主管人员签字同意后，经办人方可持《用印申请单》与相对应的用印材料向用印保管人申请用印。《用印申请单》应当清楚记载：(1)申请部门或单位用印印章名称;(2)用印文件名称及份数;(3)经办人姓名;(4)审批人姓名;(5)批准人审批意见;(6)申请用印日期。
经办人、批准人须在登记栏或审批意见栏内亲笔签名。
2.申请文件核对
印章保管人应当仔细核对申请用印文件与《用印申请单》所列清单在名称、数量上是否保持一致，文件的内容与文件名称是否存在明显不对应的情况，并避免盖印文件中夹带其他材料或空白纸张。
3.用印盖章
印章保管人盖章时，应当确认所盖印章与所申请印章是否一致。盖章时，印章保管人须加盖印章在用印文件之企业名称上，覆盖企业名称，不得在空白处盖章。印章保管人在面对多页文件盖章时，须加盖骑缝章，且确保每一页都盖有印痕。
印章保管人应当明确了解印章使用范围和要求，并拒绝超越用印范围和权限的用印要求。出现下列情形的，不得用印：
(1)未经审批、审批手续不全或超越审批权限的;(2)《用印申请单》填写错误或填写信息不全的;(3)用印材料和《用印申请单》内容不符的;(4)用印材料存在多处或关键字涂改及字迹不清的;(5)用印材料落款名称与印章名称不符的;(6)用印材料的内容与实际情况不符或需要进行核实的;(7)涂改、复印《用印申请单》或批准人签名的;(8)用铅笔书写用印材料或填写《用印申请单》的;(9)在空白介绍信、空白证件、空白授权书或其他空白材料上盖章的;(10)在未注明用途的单位或企业负责人证照、证件复印件上盖章的;(11)在非本企业员工的劳动关系证明、社保关系证明、工资支付证明、工伤鉴定申请等材料上盖章的;(12)未经特别授权，用于订立经济合同、担保、承诺或确认结算单、对账单等其他与经济有关的事项。
四、公司印章的法律效力问题
1、错用印章
内部印章对外使用，如人力章、行政章对外签订合同。印章类型错误使用，如对账单上加盖税务章，劳动合同加盖财务章。一般情形下仅有印章不发生效力，但如盖章的同时有经办人签字，则是否对公司生效取决于该经办人是否为代理人或合同指定的特定经办人。
2、伪造印章
如果经鉴定与工商、公安备案的印鉴不一致，一般可认定不代表公司意思，也就是公司无需对此负责。但是，如果公司的法定代表人同时有签字(不是签章)，一般会推定对公司有约束力;如果与相同的交易对象有类似交易并已履行完毕(典型如之前的合同、对账等)，也会推定对公司有约束力。
3、分公司印章的效力
根据公司法，分公司不具备法人资格，产生的责任由公司承担，其地位类似于公司的内设机构。但分公司与普通内设机构因公司法的特殊规定而产生不同的后果，如分公司可以作为民事纠纷中的被告，而内设部门就不行。公司的事务加盖分公司的印章，一般会对公司有约束力。
企业印章管理是一项复杂、系统、意义重大的工作。由于篇幅有限，本文只能挑选企业印章管理部分重点作简单展开。为避免发生用印不规范，企业要结合运营现状，从管理制度、管理工具、措施落实等方面完善用印制度，及时预防、跟踪与处理用章风险问题。
